Contratos e Reservas mais profissionais: Novas melhorias legais

Mais dados, mais segurança legal

Trabalhar como fotógrafo profissional implica gerenciar muitos dados de seus clientes: nomes, emails, telefones... mas também documentos, endereços e consentimentos legais.

Atualizamos o PhotoHeart para que você capture todas as informações necessárias desde o primeiro contato, cumpra o RGPD automaticamente, e tenha total flexibilidade para adaptar seus contratos à sua forma de trabalhar.

📋 Dados completos do cliente em contratos

O problema que tínhamos

Quando um cliente fazia uma reserva pública, o formulário pedia documento e endereço... mas ao gerar o contrato automático, esses dados se perdiam. Você tinha que pedi-los manualmente novamente.

A solução

Agora todos os dados do cliente são capturados e salvos no contrato desde o primeiro momento:

Esses dados aparecem automaticamente em:

• O PDF do contrato assinado
• As fichas do CRM
• Os orçamentos e faturas vinculados

Nova variável de template

Agora você pode usar {{client_dni}} em seus templates de contrato. Será automaticamente substituído pelo documento do cliente quando assinar.

Exemplo:

O cliente Sr./Sra. {{client_name}}, com documento {{client_dni}}, aceita os termos estabelecidos neste contrato.

🏢 Configuração legal separada da faturação

Antes tínhamos um formulário enorme com 27 campos misturados. Agora dividimos a configuração em duas seções limpas:

Aba "Dados Legais" (nova)

Informação que aparece em:

• Footer RGPD de formulários públicos de reserva
• Cabeçalhos de contratos
• Snapshots de faturas

Inclui: nome comercial, forma legal, número fiscal, responsável, endereço completo, email, telefone.

Aba "Faturação"

Apenas configurações técnicas de faturação:

• Séries e numeração de faturas/orçamentos/recibos
• Tipos de IVA padrão
• Limite de fatura simplificada
• Dados bancários
• Configuração VeriFactu

Benefício: Mais claro, mais organizado, mais fácil de manter atualizado.

🔒 Conformidade RGPD automática em reservas

Este é um dos melhoramentos que não se veem mas que protegem você legalmente.

Footer informativo automático

Quando um cliente acessa seu formulário de reservas públicas, agora vê automaticamente ao final do formulário:

Informação sobre proteção de dados (Art. 13 RGPD)

• Quem é responsável por seus dados (seu nome e dados de contato)
• Para que são usados seus dados (gestão da reserva e prestação do serviço)
• Qual é a legitimação (execução do contrato)
• Que direitos tem (acesso, retificação, eliminação, portabilidade, limitação, oposição)
• Onde pode reclamar (link direto para a autoridade de proteção de dados)

Tudo isso é gerado automaticamente a partir de seus dados legais. Sem configuração extra, sem trabalho manual.

Evidências de aceitação guardadas

Cada vez que um cliente aceita os termos em uma reserva, guardamos:

• Data e hora exata da aceitação
• Endereço IP do cliente
• Navegador usado (User-Agent)

Isto protege você legalmente: você tem evidências de que o cliente aceitou os termos em um momento concreto.

Você pode ver essas evidências no modal de detalhe de cada consulta, seção "Evidência de Aceitação".

📧 Gestão legal de marketing

O RGPD é muito claro: você não pode enviar comunicações comerciais sem consentimento explícito.

Caixa de seleção de marketing em contratos

Agora, quando um cliente assina um contrato, pode marcar opcionalmente:

Características:

• Caixa desmarcada por padrão (como exige a lei)
• É opcional: não bloqueia a assinatura do contrato
• Salva na ficha do cliente no CRM
• Última vontade: Se um cliente assina vários contratos, sempre prevalece sua última resposta

Para que serve?

Agora você sabe exatamente para quem pode enviar newsletters e promoções. Se o campo está em:

• TRUE → Cliente aceita comunicações comerciais
• FALSE → Cliente rejeita comunicações comerciais
• NULL → Nunca foi perguntado

Conformidade legal garantida.

✅ Caixas de seleção personalizadas em contratos

Esta é uma das funcionalidades mais pedidas pelos beta testers.

Editor com drag & drop

Dentro do editor de contratos, agora você tem uma seção "Caixas de Seleção Personalizadas" onde pode:

• Adicionar suas próprias caixas com o texto que quiser
• Reordená-las arrastando e soltando
• Eliminar as que não precisar

Exemplos de uso:

• "Aceito a cessão de direitos de imagem para uso em portfólio"
• "Li e aceito as condições de pagamento"
• "Autorizo a publicação de minhas fotos em redes sociais"
• "Recebi informação sobre o processo de seleção de fotos"

Como funcionam

1. Você configura as caixas de seleção em seu template de contrato
2. Quando um cliente vai assinar, vê todas as caixas
3. O cliente marca/desmarca segundo sua preferência
4. Ao assinar, todas as respostas são salvas (marcadas e não marcadas)
5. No PDF do contrato aparecem com ☑ (marcada) ou ☐ (não marcada)

Importante: Todas as caixas são opcionais. Não bloqueiam a assinatura do contrato. Se você precisa que algo seja obrigatório, inclua no texto do contrato.

🔔 Notificações quando assinam um contrato

Antes você só via uma notificação in-app quando um cliente assinava um contrato.

Agora configurável

Em Configuração → Preferências → Notificações você pode escolher:

• ☑ Notificação in-app (ativa por padrão)
• ☑ Email de aviso ao fotógrafo (configurável)

Se você ativa o email, receberá uma mensagem cada vez que um cliente assine um contrato. Assim não perde nenhuma assinatura importante, mesmo se estiver fora do escritório.

🎯 Por que tudo isso importa?

Essas mudanças podem parecer pequenas, mas marcam a diferença entre um negócio amador e um profissional:

📚 Mais informação

Toda essa funcionalidade está documentada em detalhe dentro do app:

• Documentação → Contratos
• Documentação → Calendário Público

Se você tem dúvidas sobre como configurar suas caixas personalizadas ou entender o footer RGPD, consulte os guias.

A equipe do PhotoHeart Construindo ferramentas profissionais para fotógrafos profissionais