Contratti e Prenotazioni più professionali: Nuovi miglioramenti legali

Più dati, più sicurezza legale

Lavorare come fotografo professionista implica gestire molti dati dei tuoi clienti: nomi, email, telefoni... ma anche numeri di documento, indirizzi e consensi legali.

Abbiamo aggiornato PhotoHeart affinché tu catturi tutte le informazioni necessarie dal primo contatto, rispetti il GDPR automaticamente, e abbia totale flessibilità per adattare i tuoi contratti al tuo modo di lavorare.

📋 Dati completi del cliente nei contratti

Il problema che avevamo

Quando un cliente faceva una prenotazione pubblica, il modulo chiedeva documento e indirizzo... ma generando il contratto automatico, quei dati andavano persi. Dovevi richiederli manualmente.

La soluzione

Ora tutti i dati del cliente vengono catturati e salvati nel contratto dal primo momento:

Questi dati appaiono automaticamente in:

• Il PDF del contratto firmato
• Le schede del CRM
• I preventivi e le fatture collegati

Nuova variabile di template

Ora puoi usare {{client_dni}} nei tuoi template di contratto. Verrà automaticamente sostituito dal documento del cliente quando firma.

Esempio:

Il cliente Sig./Sig.ra {{client_name}}, con documento {{client_dni}}, accetta i termini stabiliti in questo contratto.

🏢 Configurazione legale separata dalla fatturazione

Prima avevamo un enorme modulo con 27 campi mescolati. Ora abbiamo diviso la configurazione in due sezioni pulite:

Scheda "Dati Legali" (nuova)

Informazioni che appaiono in:

• Footer GDPR dei moduli pubblici di prenotazione
• Intestazioni dei contratti
• Snapshot delle fatture

Include: nome commerciale, forma legale, codice fiscale, responsabile, indirizzo completo, email, telefono.

Scheda "Fatturazione"

Solo configurazioni tecniche di fatturazione:

• Serie e numerazione di fatture/preventivi/ricevute
• Tipi di IVA predefiniti
• Limite di fattura semplificata
• Dati bancari
• Configurazione VeriFactu

Vantaggio: Più chiaro, più organizzato, più facile da mantenere aggiornato.

🔒 Conformità GDPR automatica nelle prenotazioni

Questo è uno dei miglioramenti che non si vedono ma che ti proteggono legalmente.

Footer informativo automatico

Quando un cliente accede al tuo modulo di prenotazioni pubbliche, ora vede automaticamente alla fine del modulo:

Informazioni sulla protezione dei dati (Art. 13 GDPR)

• Chi è responsabile dei suoi dati (il tuo nome e dati di contatto)
• Per cosa vengono usati i suoi dati (gestione della prenotazione e prestazione del servizio)
• Qual è la legittimazione (esecuzione del contratto)
• Quali diritti ha (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione, opposizione)
• Dove può reclamare (link diretto all'autorità di protezione dati)

Tutto questo viene generato automaticamente dai tuoi dati legali. Nessuna configurazione extra, nessun lavoro manuale.

Prove di accettazione salvate

Ogni volta che un cliente accetta i termini in una prenotazione, salviamo:

• Data e ora esatta dell'accettazione
• Indirizzo IP del cliente
• Browser utilizzato (User-Agent)

Questo ti protegge legalmente: hai prove che il cliente ha accettato i termini in un momento specifico.

Puoi vedere queste prove nel modal di dettaglio di ogni appuntamento, sezione "Prova di Accettazione".

📧 Gestione legale del marketing

Il GDPR è molto chiaro: non puoi inviare comunicazioni commerciali senza consenso esplicito.

Casella di controllo marketing nei contratti

Ora, quando un cliente firma un contratto, può opzionalmente spuntare:

Caratteristiche:

• Casella non spuntata di default (come richiede la legge)
• È opzionale: non blocca la firma del contratto
• Salvata nella scheda del cliente nel CRM
• Ultima volontà: Se un cliente firma diversi contratti, prevale sempre la sua ultima risposta

A cosa serve?

Ora sai esattamente a chi puoi inviare newsletter e promozioni. Se il campo è:

• TRUE → Cliente accetta comunicazioni commerciali
• FALSE → Cliente rifiuta comunicazioni commerciali
• NULL → Mai chiesto

Conformità legale garantita.

✅ Caselle di controllo personalizzate nei contratti

Questa è una delle funzionalità più richieste dai beta tester.

Editor con drag & drop

All'interno dell'editor di contratti, ora hai una sezione "Caselle di Controllo Personalizzate" dove puoi:

• Aggiungere le tue caselle con il testo che vuoi
• Riordinarle trascinando e rilasciando
• Eliminare quelle che non ti servono

Esempi di uso:

• "Accetto la cessione dei diritti d'immagine per uso portfolio"
• "Ho letto e accetto le condizioni di pagamento"
• "Autorizzo la pubblicazione delle mie foto sui social network"
• "Ho ricevuto informazioni sul processo di selezione delle foto"

Come funzionano

1. Configuri le caselle di controllo nel tuo template di contratto
2. Quando un cliente sta per firmare, vede tutte le caselle
3. Il cliente spunta/deseleziona secondo la sua preferenza
4. Firmando, tutte le risposte vengono salvate (spuntate e non spuntate)
5. Nel PDF del contratto appaiono con ☑ (spuntata) o ☐ (non spuntata)

Importante: Tutte le caselle sono opzionali. Non bloccano la firma del contratto. Se hai bisogno che qualcosa sia obbligatorio, includilo nel testo del contratto.

🔔 Notifiche quando firmano un contratto

Prima vedevi solo una notifica in-app quando un cliente firmava un contratto.

Ora configurabile

In Configurazione → Preferenze → Notifiche puoi scegliere:

• ☑ Notifica in-app (attiva di default)
• ☑ Email di avviso al fotografo (configurabile)

Se attivi l'email, riceverai un messaggio ogni volta che un cliente firma un contratto. Così non ti perdi nessuna firma importante, anche se sei fuori ufficio.

🎯 Perché tutto questo è importante?

Questi cambiamenti possono sembrare piccoli, ma segnano la differenza tra un'attività amatoriale e una professionale:

📚 Maggiori informazioni

Tutta questa funzionalità è documentata in dettaglio nell'app:

• Documentazione → Contratti
• Documentazione → Calendario Pubblico

Se hai dubbi su come configurare le tue caselle personalizzate o capire il footer GDPR, consulta le guide.

Il team di PhotoHeart Costruire strumenti professionali per fotografi professionisti