Contrats et Réservations plus professionnels: Nouvelles améliorations légales

Plus de données, plus de sécurité légale

Travailler comme photographe professionnel implique de gérer de nombreuses données de vos clients: noms, emails, téléphones... mais aussi numéros d'identité, adresses et consentements légaux.

Nous avons mis à jour PhotoHeart pour que vous capturiez toutes les informations nécessaires dès le premier contact, respectiez le RGPD automatiquement, et ayez une flexibilité totale pour adapter vos contrats à votre façon de travailler.

📋 Données complètes du client dans les contrats

Le problème que nous avions

Quand un client faisait une réservation publique, le formulaire demandait la pièce d'identité et l'adresse... mais lors de la génération du contrat automatique, ces données étaient perdues. Vous deviez les redemander manuellement.

La solution

Maintenant toutes les données du client sont capturées et sauvegardées dans le contrat dès le premier moment:

Ces données apparaissent automatiquement dans:

• Le PDF du contrat signé
• Les fiches du CRM
• Les devis et factures liés

Nouvelle variable de modèle

Maintenant vous pouvez utiliser {{client_dni}} dans vos modèles de contrat. Il sera automatiquement remplacé par la pièce d'identité du client quand il signe.

Exemple:

Le client M./Mme {{client_name}}, avec pièce d'identité {{client_dni}}, accepte les termes établis dans ce contrat.

🏢 Configuration légale séparée de la facturation

Avant nous avions un énorme formulaire avec 27 champs mélangés. Maintenant nous avons divisé la configuration en deux sections propres:

Onglet "Données Légales" (nouveau)

Information qui apparaît dans:

• Footer RGPD des formulaires publics de réservation
• En-têtes de contrats
• Snapshots de factures

Inclut: nom commercial, forme légale, numéro fiscal, responsable, adresse complète, email, téléphone.

Onglet "Facturation"

Seulement configurations techniques de facturation:

• Séries et numérotation des factures/devis/tickets
• Types de TVA par défaut
• Limite de facture simplifiée
• Données bancaires
• Configuration VeriFactu

Avantage: Plus clair, plus organisé, plus facile à maintenir à jour.

🔒 Conformité RGPD automatique dans les réservations

C'est l'une des améliorations qu'on ne voit pas mais qui vous protège légalement.

Footer informatif automatique

Quand un client accède à votre formulaire de réservations publiques, il voit maintenant automatiquement à la fin du formulaire:

Information sur la protection des données (Art. 13 RGPD)

• Qui est responsable de ses données (votre nom et coordonnées)
• À quoi servent ses données (gestion de la réservation et prestation du service)
• Quelle est la légitimation (exécution du contrat)
• Quels droits il a (accès, rectification, suppression, portabilité, limitation, opposition)
• Où il peut réclamer (lien direct vers l'autorité de protection des données)

Tout ceci est généré automatiquement à partir de vos données légales. Pas de configuration supplémentaire, pas de travail manuel.

Preuves d'acceptation sauvegardées

Chaque fois qu'un client accepte les termes dans une réservation, nous sauvegardons:

• Date et heure exacte d'acceptation
• Adresse IP du client
• Navigateur utilisé (User-Agent)

Cela vous protège légalement: vous avez des preuves que le client a accepté les termes à un moment précis.

Vous pouvez voir ces preuves dans le modal de détail de chaque rendez-vous, section "Preuve d'Acceptation".

📧 Gestion légale du marketing

Le RGPD est très clair: vous ne pouvez pas envoyer de communications commerciales sans consentement explicite.

Case à cocher marketing dans les contrats

Maintenant, quand un client signe un contrat, il peut optionnellement cocher:

Caractéristiques:

• Case décochée par défaut (comme la loi l'exige)
• C'est optionnel: ne bloque pas la signature du contrat
• Sauvegardé dans la fiche du client dans le CRM
• Dernière volonté: Si un client signe plusieurs contrats, sa dernière réponse prévaut toujours

À quoi ça sert?

Maintenant vous savez exactement à qui vous pouvez envoyer des newsletters et promotions. Si le champ est:

• TRUE → Client accepte les communications commerciales
• FALSE → Client rejette les communications commerciales
• NULL → Jamais demandé

Conformité légale garantie.

✅ Cases à cocher personnalisées dans les contrats

C'est l'une des fonctionnalités les plus demandées par les beta testeurs.

Éditeur avec drag & drop

Dans l'éditeur de contrats, vous avez maintenant une section "Cases à Cocher Personnalisées" où vous pouvez:

• Ajouter vos propres cases avec le texte que vous voulez
• Les réorganiser en glissant-déposant
• Supprimer celles dont vous n'avez pas besoin

Exemples d'utilisation:

• "J'accepte la cession des droits d'image pour usage en portfolio"
• "J'ai lu et accepte les conditions de paiement"
• "J'autorise la publication de mes photos sur les réseaux sociaux"
• "J'ai reçu des informations sur le processus de sélection de photos"

Comment elles fonctionnent

1. Vous configurez les cases à cocher dans votre modèle de contrat
2. Quand un client va signer, il voit toutes les cases à cocher
3. Le client coche/décoche selon sa préférence
4. En signant, toutes les réponses sont sauvegardées (cochées et non cochées)
5. Dans le PDF du contrat elles apparaissent avec ☑ (cochée) ou ☐ (non cochée)

Important: Toutes les cases à cocher sont optionnelles. Elles ne bloquent pas la signature du contrat. Si vous avez besoin que quelque chose soit obligatoire, incluez-le dans le texte du contrat.

🔔 Notifications quand ils signent un contrat

Avant vous ne voyiez qu'une notification in-app quand un client signait un contrat.

Maintenant configurable

Dans Configuration → Préférences → Notifications vous pouvez choisir:

• ☑ Notification in-app (active par défaut)
• ☑ Email d'alerte au photographe (configurable)

Si vous activez l'email, vous recevrez un message chaque fois qu'un client signe un contrat. Ainsi vous ne manquez aucune signature importante, même si vous êtes hors du bureau.

🎯 Pourquoi tout cela importe?

Ces changements peuvent sembler petits, mais ils marquent la différence entre une entreprise amateur et une professionnelle:

📚 Plus d'information

Toute cette fonctionnalité est documentée en détail dans l'app:

• Documentation → Contrats
• Documentation → Calendrier Public

Si vous avez des doutes sur comment configurer vos cases à cocher personnalisées ou comprendre le footer RGPD, consultez les guides.

L'équipe PhotoHeart Construire des outils professionnels pour des photographes professionnels