Verträge wann Sie sie brauchen, Buchungen ohne Komplikationen
Bis jetzt mussten Sie, um einem Kunden einen Vertrag zu senden, dass er zuerst eine Buchung machte. Das funktionierte in vielen Fällen gut, aber nicht in allen: Was passiert, wenn Sie einem Kunden, den Sie bereits haben, einen Vertrag senden möchten, ohne dass er das Buchungsformular durchlaufen muss?
Und andererseits, wenn Ihr Paket keinen Vertrag enthält, warum den Kunden nach Ausweisnummer, Adresse und Geburtsdatum fragen?
Mit diesem Update lösen wir beide Probleme.
📝 Eigenständige Verträge: ohne vorherigen Termin
Das Problem
Sie wollten einem Kunden einen Vertrag zum Unterschreiben senden, aber der einzige Weg war: Paket erstellen → Kunde bucht → Vertrag wird generiert. Zu viele Schritte für einen so häufigen Fall.
Die Lösung
Jetzt können Sie Verträge direkt von Verträge → Unterschrieben → Neuer Vertrag erstellen.
Wie es funktioniert
- Klicken Sie auf "Neuer Vertrag" (oder greifen Sie direkt mit dem Link zu)
- Wählen Sie die Vertragsvorlage, die Sie verwenden möchten
- Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus Ihrem CRM oder erstellen Sie einen neuen
- Vervollständigen Sie die notwendigen Daten (Name, E-Mail, Ausweisnummer, Adresse...)
- Klicken Sie auf "Vertrag erstellen"
Was passiert danach?
- Der Vertrag wird mit Status "ausstehende Unterschrift" erstellt
- Der Kunde erhält eine automatische E-Mail mit dem Link zum Unterschreiben
- Ablauftage werden aus der ausgewählten Vorlage übernommen
- Wenn der Kunde bereits in Ihrem CRM existierte, werden seine Daten automatisch aktualisiert
Intelligente Kundendaten
Wenn Sie einen bestehenden Kunden auswählen, werden alle seine Daten automatisch vorausgefüllt. Wenn Sie Daten ändern (z.B. Adresse aktualisieren), synchronisieren sich die Änderungen zurück ins CRM.
Wenn der Kunde nicht existiert, wird er automatisch in Ihrem CRM erstellt, wenn der Vertrag generiert wird.
Die Adresse ist obligatorisch in eigenständigen Verträgen, da es eine rechtliche Anforderung für die Gültigkeit des Dokuments ist.
Konfigurierbare automatische E-Mail
Die E-Mail, die der Kunde erhält, wenn Sie einen eigenständigen Vertrag erstellen, kann unter Einstellungen → Präferenzen → E-Mails → Verträge aktiviert oder deaktiviert werden.
📋 Bedingtes Buchungsformular
Das Problem
Alle öffentlichen Buchungsformulare fragten nach denselben Daten: Name, E-Mail, Ausweisnummer, Telefon, Adresse, Geburtsdatum... Das macht Sinn, wenn es einen Vertrag zum Unterschreiben gibt, aber wenn das Paket keinen Vertrag enthält, fordern Sie unnötige Informationen an, die Ihre Kunden abschrecken können.
Die Lösung
Jetzt passt sich das Formular automatisch an je nach Paket:
| Mit Vertrag | Ohne Vertrag | |
|---|---|---|
| Name und Nachname | Ja | Ja |
| Ja | Ja | |
| Ausweisnummer | Ja | Nein |
| Telefon | Ja | Nein |
| Adresse | Ja | Nein |
| Geburtsdatum | Ja | Nein |
| Identifikationsfluss | Ja | Nein |
Woher weiß das Formular, was es fragen muss?
Es ist automatisch. Wenn Ihr Paket eine zugehörige Vertragsvorlage hat, wird das vollständige Formular angezeigt. Wenn es keinen Vertrag hat, wird das vereinfachte Formular angezeigt.
Sie müssen nichts extra konfigurieren. Stellen Sie nur sicher, dass Ihre Pakete, die einen Vertrag erfordern, eine zugehörige Vorlage in der Paketkonfiguration haben.
Das Ergebnis
- Pakete mit Vertrag: Alle notwendigen Informationen für Vertrag und Termin
- Pakete ohne Vertrag: Nur Name und E-Mail, das Minimum zur Buchung
Weniger Felder = weniger Reibung = mehr abgeschlossene Buchungen.
🎯 Wann was verwenden?
Eigenständige Verträge
- Kunde, den Sie bereits haben und einen neuen Vertrag unterschreiben muss
- Arbeiten, die nicht durch das Buchungssystem gehen (z.B. direkte Aufträge)
- Vertragserneuerungen mit bestehenden Kunden
- Jede Situation, wo Sie einen unterschriebenen Vertrag ohne zugehörige Buchung benötigen
Bedingtes Formular
- Mini-Session-Pakete, wo Sie keinen Vertrag brauchen
- Schnelle oder kostengünstige Sessions, wo der Vertrag unnötig ist
- Events, wo Sie Buchungen mit der geringsten möglichen Reibung maximieren möchten
📚 Weitere Informationen
Alle diese Funktionen sind detailliert in der App dokumentiert:
- Dokumentation → Verträge → Unterschriebene Verträge
- Dokumentation → Kalender → Öffentliche Seite
Wenn Sie Zweifel haben, wie Sie Ihre eigenständigen Verträge konfigurieren oder Ihre Pakete anpassen, konsultieren Sie die Leitfäden.
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