Wenn Ihr Geschäft wächst und Sie Dutzende von Kunden, Sitzungen und Produkten haben, kann es eine Herausforderung sein, das zu finden, was Sie brauchen.
Gute Nachricht: PhotoHeart verfügt über mehrere Such- und Filterwerkzeuge, die Sie möglicherweise nicht kennen. Wir zeigen Ihnen alle.
🔍 CRM-Suche
Wo ist sie?
Pfad: CRM → Oben auf dem Bildschirm → Suchleiste
Was können Sie suchen?
- ✅ Kundenname: "Maria Garcia"
- ✅ E-Mail: "maria@gmail.com"
- ✅ Teil des Namens: "Mar" findet "Maria" und "Martha"
- ✅ Teil der E-Mail: "@gmail" findet alle Gmail-Benutzer
- ✅ Akzent-unabhängig: "maria" findet "María"
- ✅ Groß-/Kleinschreibung unabhängig: "MARIA" findet "maría"
Verwendungsbeispiel:
Sie haben 200 Kunden und müssen Maria Garcia finden:
- Tippen Sie "Maria" in die Suchleiste
- PhotoHeart filtert automatisch
- Nur Kunden mit "Maria" in Name oder E-Mail erscheinen
Tipp: Sie müssen nicht den vollständigen Namen schreiben. Die ersten Buchstaben filtern bereits.
🏷️ Tag-Filter im CRM
Wo ist er?
CRM → Schaltfläche "Filter" (Trichtersymbol)
Wie funktioniert es?
Tags ermöglichen es Ihnen, Kunden zu kategorisieren:
- "Hochzeiten"
- "Kommunionen"
- "VIP"
- "Zahlung ausstehend"
So filtern Sie:
- Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche
- Wählen Sie einen oder mehrere Tags
- Nur Kunden mit diesen Tags erscheinen
Praktisches Beispiel:
Sie möchten nur VIP-Kunden mit ausstehenden Hochzeiten sehen:
- Aktivieren Sie Filter: "VIP" + "Hochzeiten"
- PhotoHeart zeigt nur Kunden mit beiden Tags
📸 Sitzungssuche
Wo ist sie?
Pfad: Sitzungen → Oben → Suchleiste
Was können Sie suchen?
- ✅ Sitzungstitel: "Marias und Johns Hochzeit"
- ✅ Kundenname: "Maria"
- ✅ Teil des Titels: "Hochzeit" findet alle Hochzeiten
- ✅ Akzent-unabhängig: "session" findet "Session"
- ✅ Groß-/Kleinschreibung unabhängig: "HOCHZEIT" findet "hochzeit"
Verwendungsbeispiel:
Sie haben 50 Sitzungen und müssen Carlos' Kommunion finden:
- Tippen Sie "Carlos" oder "Kommunion"
- PhotoHeart zeigt nur verwandte Sitzungen
🎯 Status- und Tag-Filter in Sitzungen
Wo ist er?
Sitzungen → Schaltfläche "Filter"
Nach Status filtern:
PhotoHeart organisiert Sitzungen in Status:
- 🔵 Ohne Auswahl: Sitzung erstellt, Kunde hat noch nicht mit der Fotoauswahl begonnen
- 🟡 Entwurf: Kunde hat Galerie betreten und mit der Auswahl begonnen, aber noch nicht abgeschlossen
- ✅ Abgeschlossen: Kunde hat seine Auswahl abgeschlossen und finalisiert
Wie funktioniert es?
- Ohne Auswahl = Sie haben gerade die Sitzung erstellt oder der Kunde hat den Link noch nicht geöffnet
- Entwurf = Kunde arbeitet an seiner Auswahl (Prozess läuft)
- Abgeschlossen = Kunde hat seine endgültige Auswahl bestätigt
Nach Tags filtern:
Genau wie im CRM können Sie Sitzungen taggen:
- "Dringend"
- "Hochzeiten 2025"
- "Im Freien"
Filter kombinieren:
Beispiel: Nur Sitzungen im Status Entwurf mit dem Tag "Hochzeiten" anzeigen:
- Klicken Sie auf Filter
- Wählen Sie Status: Entwurf
- Wählen Sie Tag: Hochzeiten
- Ergebnis: Nur Hochzeiten, bei denen der Kunde gerade Fotos auswählt
📦 Produktorganisation mit Ordnern
Wo ist sie?
Einstellungen → Produkte → Kategorien
Wie funktioniert es?
Erstellen Sie Ordner (Kategorien), um Ihre Produkte zu organisieren:
-
Abzüge
- 10x15
- 20x30
- 30x40
-
Alben
- Premium-Album
- Klassisches Album
-
Extras
- Video
- USB-Stick
So erstellen Sie Kategorien:
- Beim Erstellen/Bearbeiten eines Produkts
- Im Dropdown "Kategorie"
- Geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein
- Wenn sie nicht existiert, erscheint eine "Erstellen [Name]" Schaltfläche
- Klicken Sie auf die Schaltfläche und sie wird automatisch erstellt
- Beim nächsten Mal erscheint sie bereits im Dropdown
So löschen Sie Kategorien:
- Jede Kategorie hat eine "Löschen" Schaltfläche
- Beim Löschen einer Kategorie:
- ✅ Kategorie verschwindet
- ✅ Produkte werden NICHT gelöscht
- ✅ Produkte werden automatisch zu "Unkategorisiert" verschoben
Vorteil:
Anstatt 50 unorganisierte Produkte zu sehen, sehen Sie:
- 📁 Abzüge (12 Produkte)
- 📁 Alben (5 Produkte)
- 📁 Extras (8 Produkte)
📁 Sitzungspaket-Organisation mit Ordnern
Wo ist sie?
Einstellungen → Sitzungspakete → Kategorien
Wie funktioniert es?
Gleich wie bei Produkten, aber für Pakete:
-
Hochzeiten
- Basis-Hochzeit
- Premium-Hochzeit
- Deluxe-Hochzeit
-
Kinder
- Geburtstag
- Taufe
- Kommunion
So erstellen Sie Paketkategorien:
- Beim Erstellen/Bearbeiten eines Pakets
- Im Dropdown "Kategorie"
- Geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein
- Wenn sie nicht existiert, erscheint eine "Erstellen [Name]" Schaltfläche
- Klicken Sie auf die Schaltfläche und sie wird automatisch erstellt
- Beim nächsten Mal erscheint sie bereits im Dropdown
So löschen Sie Kategorien:
- Jede Kategorie hat eine "Löschen" Schaltfläche
- Beim Löschen einer Kategorie:
- ✅ Kategorie verschwindet
- ✅ Pakete werden NICHT gelöscht
- ✅ Pakete werden automatisch zu "Unkategorisiert" verschoben
🚀 Tastaturkürzel (Demnächst)
Wir arbeiten an Schnellzugriffen:
- Strg + K: Schnelle globale Suche
- Strg + F: Schnelle Filter
- Strg + N: Neue Sitzung
(Noch nicht verfügbar, aber bald)
Profi-Tipps
1. Verwenden Sie beschreibende Tags
❌ Schlecht:
- "Wichtig"
- "Ausstehend"
✅ Gut:
- "Hochzeit 2025 Q1"
- "Lieferung ausstehend - Dringend"
2. Erstellen Sie Kategorien vor Produkten
Bevor Sie 50 Produkte hinzufügen, erstellen Sie 5 Hauptkategorien. Organisieren Sie von Anfang an.
3. Suchen Sie nach dem, woran Sie sich erinnern
Sie erinnern sich nicht an den genauen Kundennamen, wissen aber, dass sie Gmail hatten?
Suchen Sie: "@gmail"
4. Kombinieren Sie Suche + Filter
Beispiel:
- Suche: "Maria"
- Nach Status filtern: Entwurf
- Ergebnis: Alle Marias, die gerade Fotos auswählen
Zusammenfassung der verfügbaren Werkzeuge
| Bereich | Suchleiste | Tag-Filter | Status-Filter | Ordner |
|---|---|---|---|---|
| CRM | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nein | ❌ Nein |
| Sitzungen | ✅ Ja | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nein |
| Produkte | ❌ Nein | ❌ Nein | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Pakete | ❌ Nein | ❌ Nein | ❌ Nein | ✅ Ja |
Häufig gestellte Fragen
Unterscheidet die Suche Groß-/Kleinschreibung oder Akzente?
Nein. "MARIA", "maría", "Maria" und "maria" ergeben das gleiche Ergebnis.
Kann ich nach Datum suchen?
Nicht direkt. Aber Sie können zeitliche Tags verwenden: "Januar 2025"
Kann ich Favoriten-Filter speichern?
Noch nicht, aber es steht auf unserer Roadmap.
Sind Ordner obligatorisch?
Nein. Produkte/Pakete ohne Kategorie erscheinen in "Unkategorisiert".
Fazit
PhotoHeart hat 5 Organisationswerkzeuge:
- Textsuche (CRM und Sitzungen) - akzent- und groß-/kleinschreibungsunabhängig
- Tag-Filter (CRM und Sitzungen)
- Status-Filter (Sitzungen)
- Produktordner (Produkte)
- Paketordner (Pakete)
Verwenden Sie sie in Kombination, um in Sekunden genau das zu finden, was Sie brauchen, auch bei Hunderten von Datensätzen.
Haben Sie weitere Fragen? Schreiben Sie uns an support@photoheart.app