Professionellere Verträge und Buchungen: Neue rechtliche Verbesserungen

Mehr Daten, mehr rechtliche Sicherheit

Als professioneller Fotograf zu arbeiten bedeutet, viele Daten Ihrer Kunden zu verwalten: Namen, E-Mails, Telefone... aber auch Ausweisnummern, Adressen und rechtliche Einwilligungen.

Wir haben PhotoHeart aktualisiert, damit Sie alle notwendigen Informationen vom ersten Kontakt erfassen, automatisch DSGVO-konform sind und totale Flexibilität haben, Ihre Verträge an Ihre Arbeitsweise anzupassen.

📋 Vollständige Kundendaten in Verträgen

Das Problem, das wir hatten

Wenn ein Kunde eine öffentliche Buchung machte, fragte das Formular nach Ausweisnummer und Adresse... aber beim Generieren des automatischen Vertrags gingen diese Daten verloren. Sie mussten sie manuell erneut anfragen.

Die Lösung

Jetzt werden alle Kundendaten erfasst und gespeichert im Vertrag vom ersten Moment an:

Diese Daten erscheinen automatisch in:

• Dem PDF des unterschriebenen Vertrags
• Den CRM-Datensätzen
• Verknüpften Angeboten und Rechnungen

Neue Template-Variable

Jetzt können Sie {{client_dni}} in Ihren Vertragsvorlagen verwenden. Es wird automatisch durch die Ausweisnummer des Kunden ersetzt, wenn er unterschreibt.

Beispiel:

Der Kunde Herr/Frau {{client_name}}, mit Ausweisnummer {{client_dni}}, akzeptiert die in diesem Vertrag festgelegten Bedingungen.

🏢 Rechtliche Konfiguration getrennt von Abrechnung

Früher hatten wir ein riesiges Formular mit 27 gemischten Feldern. Jetzt haben wir die Konfiguration in zwei saubere Abschnitte aufgeteilt:

"Rechtliche Daten" Tab (neu)

Informationen, die erscheinen in:

• DSGVO-Footer von öffentlichen Buchungsformularen
• Vertragsköpfen
• Rechnungs-Snapshots

Beinhaltet: Firmenname, Rechtsform, Steuernummer, Verantwortlicher, vollständige Adresse, E-Mail, Telefon.

"Abrechnung" Tab

Nur technische Abrechnungskonfigurationen:

• Rechnungs-/Angebots-/Beleg-Serien und Nummerierung
• Standard-Mehrwertsteuersätze
• Vereinfachte Rechnungsgrenze
• Bankdaten
• VeriFactu-Konfiguration

Vorteil: Klarer, organisierter, einfacher aktuell zu halten.

🔒 Automatische DSGVO-Compliance bei Buchungen

Dies ist eine der Verbesserungen, die Sie nicht sehen, aber die Sie rechtlich schützt.

Automatischer Informations-Footer

Wenn ein Kunde auf Ihr öffentliches Buchungsformular zugreift, sieht er jetzt automatisch am Ende des Formulars:

Information über Datenschutz (Art. 13 DSGVO)

• Wer ist verantwortlich für ihre Daten (Ihr Name und Kontaktdaten)
• Wofür ihre Daten verwendet werden (Buchungsverwaltung und Dienstleistungserbringung)
• Was ist die Legitimation (Vertragsausführung)
• Welche Rechte sie haben (Zugang, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit, Einschränkung, Widerspruch)
• Wo sie Beschwerde einreichen können (direkter Link zur Datenschutzbehörde)

All dies wird automatisch generiert aus Ihren rechtlichen Daten. Keine zusätzliche Konfiguration, keine manuelle Arbeit.

Gespeicherte Akzeptanznachweise

Jedes Mal, wenn ein Kunde die Bedingungen bei einer Buchung akzeptiert, speichern wir:

• Genaues Datum und Uhrzeit der Akzeptanz
• IP-Adresse des Kunden
• Verwendeter Browser (User-Agent)

Dies schützt Sie rechtlich: Sie haben Nachweise, dass der Kunde die Bedingungen zu einem bestimmten Zeitpunkt akzeptiert hat.

Sie können diese Nachweise im Detailmodal jedes Termins sehen, Abschnitt "Akzeptanznachweis".

📧 Rechtliche Marketing-Verwaltung

Die DSGVO ist sehr klar: Sie können keine kommerziellen Mitteilungen ohne ausdrückliche Einwilligung senden.

Marketing-Checkbox in Verträgen

Jetzt, wenn ein Kunde einen Vertrag unterschreibt, kann er optional ankreuzen:

Merkmale:

• Checkbox standardmäßig nicht angekreuzt (wie das Gesetz verlangt)
• Es ist optional: blockiert nicht die Vertragsunterzeichnung
• Gespeichert im CRM-Datensatz des Kunden
• Letzter Wille: Wenn ein Kunde mehrere Verträge unterschreibt, gilt immer seine letzte Antwort

Wofür dient es?

Jetzt wissen Sie genau, an wen Sie Newsletter und Werbeaktionen senden können. Wenn das Feld:

• TRUE → Kunde akzeptiert kommerzielle Mitteilungen
• FALSE → Kunde lehnt kommerzielle Mitteilungen ab
• NULL → Nie gefragt worden

Garantierte rechtliche Compliance.

✅ Angepasste Checkboxen in Verträgen

Dies ist eine der am meisten von Beta-Testern geforderten Funktionen.

Drag & Drop Editor

Innerhalb des Vertragseditors haben Sie jetzt einen Abschnitt "Angepasste Checkboxen", wo Sie können:

• Ihre eigenen Boxen hinzufügen mit beliebigem Text
• Sie neu anordnen durch Ziehen und Ablegen
• Löschen die Sie nicht brauchen

Verwendungsbeispiele:

• "Ich akzeptiere die Übertragung von Bildrechten für Portfolio-Nutzung"
• "Ich habe die Zahlungsbedingungen gelesen und akzeptiert"
• "Ich autorisiere die Veröffentlichung meiner Fotos in sozialen Netzwerken"
• "Ich habe Informationen über den Fotoauswahlprozess erhalten"

Wie sie funktionieren

1. Sie konfigurieren die Checkboxen in Ihrer Vertragsvorlage
2. Wenn ein Kunde unterschreiben wird, sieht er alle Checkboxen
3. Der Kunde kreuzt an/ab nach seiner Präferenz
4. Beim Unterschreiben werden alle Antworten gespeichert (angekreuzt und nicht angekreuzt)
5. Im Vertrags-PDF erscheinen sie mit ☑ (angekreuzt) oder ☐ (nicht angekreuzt)

Wichtig: Alle Checkboxen sind optional. Sie blockieren nicht die Vertragsunterzeichnung. Wenn Sie etwas verpflichtend brauchen, fügen Sie es in den Vertragstext ein.

🔔 Benachrichtigungen wenn sie einen Vertrag unterschreiben

Früher sahen Sie nur eine In-App-Benachrichtigung, wenn ein Kunde einen Vertrag unterschrieb.

Jetzt konfigurierbar

In Einstellungen → Präferenzen → Benachrichtigungen können Sie wählen:

• ☑ In-App-Benachrichtigung (standardmäßig aktiv)
• ☑ E-Mail-Alarm an Fotografen (konfigurierbar)

Wenn Sie E-Mail aktivieren, erhalten Sie jede Mal eine Nachricht, wenn ein Kunde einen Vertrag unterschreibt. So verpassen Sie keine wichtige Unterschrift, selbst wenn Sie außer Haus sind.

🎯 Warum ist das alles wichtig?

Diese Änderungen mögen klein erscheinen, aber sie markieren den Unterschied zwischen einem Amateur-Geschäft und einem professionellen:

📚 Weitere Informationen

Alle diese Funktionen sind detailliert in der App dokumentiert:

• Dokumentation → Verträge
• Dokumentation → Öffentlicher Kalender

Wenn Sie Zweifel haben, wie Sie Ihre angepassten Checkboxen konfigurieren oder den DSGVO-Footer verstehen, konsultieren Sie die Leitfäden.

Das PhotoHeart Team Professionelle Werkzeuge für professionelle Fotografen bauen