Come Modificare Clienti e Contatti in PhotoHeart

Una domanda frequente dei nostri utenti: "Posso modificare i dati dei miei clienti?"

Risposta breve: Sì, SEMPRE.

Spieghiamo come funziona e la differenza tra Clienti e Contatti.

Clienti vs Contatti? Qual è la Differenza?

PhotoHeart organizza il tuo CRM in due tipi di registrazioni:

📸 Cliente

Un cliente è qualcuno che:

• Ha un appuntamento prenotato nel tuo calendario
• Ha sessioni fotografiche create
• Ha fatture o preventivi associati
• È necessario per usare in qualsiasi sezione di PhotoHeart

Esempio: Maria ha prenotato un appuntamento per il suo matrimonio. Per poterle creare l'appuntamento, deve essere cliente.

Uso obbligatorio: Se vuoi creare una sessione, fattura o appuntamento per qualcuno, deve essere prima cliente.

👤 Contatto

Un contatto è qualcuno che:

• È nel tuo database CRM
• Può provenire da campagne marketing
• Può essere un ex cliente che non ha sessioni in PhotoHeart
• Può essere un lead o potenziale cliente
• NON ha appuntamenti, sessioni o fatture attivi

Esempio: Hai una lista di 200 email da una campagna Instagram. Le importi come contatti.

Differenza chiave: I contatti sono una lista più ampia di persone nel tuo database, ma non stanno usando servizi attivamente.

Conversione: Contatto → Cliente

Quando vuoi creare un appuntamento o sessione per un contatto:

1. Seleziona il contatto dal CRM
2. Il sistema lo converte automaticamente in cliente
3. Ora puoi assegnargli appuntamenti, sessioni, fatture

Contatto → Cliente (quando lo usi in qualsiasi servizio)

Non devi fare nulla manualmente. PhotoHeart lo gestisce automaticamente.

Quando Usare Clienti vs Contatti?

Usa CLIENTI quando:

✅ Stai per creare un appuntamento per qualcuno ✅ Stai per creare una sessione fotografica ✅ Stai per generare una fattura o preventivo ✅ Devi gestire servizi attivi

Riepilogo: Se lavorerai con quella persona in PhotoHeart, deve essere cliente.

Usa CONTATTI quando:

✅ Importi una lista di email marketing ✅ Hai lead dai social media ✅ Salvi dati di persone che hanno chiesto ma non hanno prenotato ✅ Mantieni un database generale

Riepilogo: Se vuoi solo averli nel tuo database senza servizi attivi, sono contatti.

Esempio Reale Completo

Situazione: Hai fatto una campagna Instagram e 50 persone ti hanno lasciato la loro email.

Passo 1: Importi le 50 email come CONTATTI in PhotoHeart.

Passo 2: Di queste 50, 5 persone ti scrivono per prenotare un appuntamento.

Passo 3: Quando crei l'appuntamento per queste 5 persone, il sistema le converte automaticamente in CLIENTI.

Risultato finale:

• 45 CONTATTI (ancora nella tua lista, senza servizi)
• 5 CLIENTI (con appuntamenti attivi)

Come Modificare un Cliente

Passo 1: Andare al CRM

Percorso: Menu laterale → CRM

Passo 2: Cercare il cliente

Usa la barra di ricerca o scorri finché non lo trovi.

Passo 3: Aprire il cliente

Clicca sulla card del cliente. Si apre un pannello con tutte le sue informazioni.

Passo 4: Modificare i dati

Vedrai un pulsante "Modifica" in basso a destra del modal.

Premi il pulsante e modifica:

• Nome completo
• Email
• Telefono
• Indirizzo
• Data di nascita
• Tag
• Note interne

Passo 5: Salvare le modifiche

Premi "Salva" e fatto. Le modifiche si applicano immediatamente.

Come Modificare un Contatto

Esattamente uguale a un cliente.

1. Vai a CRM → Contatti
2. Apri il contatto che vuoi modificare
3. Premi il pulsante "Modifica" (in basso a destra del modal)
4. Modifica i dati
5. Salva

Non c'è differenza nel processo di modifica.

Quali Dati Puoi Modificare?

Dati Base (Sempre modificabili)

• ✅ Nome completo
• ✅ Email
• ✅ Telefono
• ✅ Indirizzo completo
• ✅ Città
• ✅ Codice postale
• ✅ Paese

Dati Opzionali

• ✅ Data di nascita
• ✅ Note interne (solo tu le vedi)
• ✅ Tag (categorizzazione)

Dati del Sistema (NON modificabili)

• ❌ Data di creazione
• ❌ ID del cliente
• ❌ Storico delle sessioni

Importante: Non puoi cancellare lo storico delle sessioni dalla modifica del cliente. Per questo, devi andare a ogni sessione individualmente.

Casi d'Uso Frequenti

Caso 1: Il cliente ha cambiato indirizzo

1. Apri il cliente nel CRM
2. Modifica il campo "Indirizzo"
3. Aggiorna città e codice postale
4. Salva

Risultato: La prossima sessione userà il nuovo indirizzo.

Caso 2: Errore nell'email del cliente

1. Apri il cliente
2. Correggi l'email
3. Salva

Risultato: I prossimi invii automatici andranno all'email corretta.

Caso 3: Aggiungere note interne

Vuoi ricordare le preferenze del cliente:

1. Apri il cliente
2. Campo "Note"
3. Scrivi: "Preferisce location all'aperto, non gli piacciono gli sfondi scuri"
4. Salva

Risultato: Ogni volta che vedi questo cliente, ricorderai le sue preferenze.

Caso 4: Organizzare con tag

Hai un cliente VIP che fa solo matrimoni:

1. Apri il cliente
2. Aggiungi tag: "VIP" e "Matrimoni"
3. Salva

Risultato: Potrai filtrare dopo solo clienti VIP o solo matrimoni.

Cosa Succede se Elimini un Cliente?

⚠️ Attenzione: Se elimini un cliente dal CRM:

• ❌ Perdi il suo storico di sessioni
• ❌ Si rompono i collegamenti con le sessioni esistenti
• ❌ Non è reversibile

Opzione migliore: Se non lavori più con un cliente, aggiungigli un tag "Inattivo" invece di eliminarlo.

Errori Comuni

❌ Errore 1: "Non trovo il pulsante di modifica"

Soluzione: Assicurati che il modal del cliente sia completamente aperto. Il pulsante "Modifica" appare in basso a destra del modal.

❌ Errore 2: "Le modifiche non si salvano"

Verificare:

• Hai premuto il pulsante "Salva"?
• Hai connessione internet?
• L'email ha formato valido? (deve avere @)

❌ Errore 3: "Voglio cambiare l'ID del cliente"

Non è possibile. L'ID è unico e generato dal sistema. Non può essere modificato.

Conversione da Contatto a Cliente

Si perdono dati convertendo?

No. Quando un contatto diventa cliente:

• ✅ Tutti i dati si mantengono
• ✅ I tag si conservano
• ✅ Le note interne si trasferiscono

Se riscontri perdita di dati, scrivici a support@photoheart.app (è un bug che dobbiamo correggere).

Campi Obbligatori vs Opzionali

Campi Obbligatori (PhotoHeart li richiede)

• ✅ Nome completo
• ✅ Email O Telefono (almeno uno dei due)

Campi Opzionali (Puoi lasciarli vuoti)

• Indirizzo
• Città
• Codice postale
• Data di nascita
• Note

Suggerimento: Anche se opzionali, compilare l'indirizzo aiuta per le consegne fisiche.

Best Practice

1. Completare i dati progressivamente

Non hai bisogno di tutte le informazioni dal primo giorno:

• Giorno 1 (Prenotazione): Nome, email, telefono
• Prima della sessione: Indirizzo per localizzazione
• Dopo la sessione: Data di nascita per promemoria

2. Usare tag consistenti

❌ Male:

• "importante"
• "Importante"
• "IMPORTANTE"

✅ Bene:

• "VIP" (sempre uguale)

3. Documentare preferenze nelle note

Ogni volta che un cliente ti dice qualcosa di importante:

• "Preferisce la mattina"
• "Allergico al polline"
• "Vuole solo esterni"

Scrivilo nelle note per le sessioni future.

Riepilogo

Differenza chiave:

• CLIENTI = Persone con appuntamenti, sessioni o fatture attivi. Necessari per usare servizi in PhotoHeart.
• CONTATTI = Database generale (lead, marketing, ex clienti senza sessioni).

Modificare clienti e contatti in PhotoHeart è semplice:

1. Vai al CRM
2. Apri il cliente o contatto
3. Premi il pulsante "Modifica" (in basso a destra del modal)
4. Modifica i dati che ti servono
5. Salva

Tutti i dati sono modificabili in qualsiasi momento.

Non c'è limite al numero di volte che puoi modificare un cliente o contatto.

Hai problemi a modificare i dati? Scrivici a support@photoheart.app