Une question fréquente de nos utilisateurs : "Puis-je modifier les données de mes clients ?"
Réponse courte : Oui, TOUJOURS.
Nous allons expliquer comment cela fonctionne et la différence entre Clients et Contacts.
Clients vs Contacts ? Quelle est la Différence ?
PhotoHeart organise votre CRM en deux types d'enregistrements :
📸 Client
Un client est quelqu'un qui :
- A un rendez-vous réservé dans votre calendrier
- A des sessions photo créées
- A des factures ou devis associés
- Est nécessaire pour utiliser dans n'importe quelle section de PhotoHeart
Exemple : Maria a réservé un rendez-vous pour son mariage. Pour pouvoir créer le rendez-vous pour elle, elle doit être client.
Utilisation obligatoire : Si vous voulez créer une session, facture ou rendez-vous pour quelqu'un, il doit d'abord être client.
👤 Contact
Un contact est quelqu'un qui :
- Est dans votre base de données CRM
- Peut provenir de campagnes marketing
- Peut être un ancien client qui n'a pas de sessions dans PhotoHeart
- Peut être un lead ou client potentiel
- N'a PAS de rendez-vous, sessions ou factures actifs
Exemple : Vous avez une liste de 200 emails d'une campagne Instagram. Vous les importez comme contacts.
Différence clé : Les contacts sont une liste plus large de personnes dans votre base de données, mais ils n'utilisent pas activement de services.
Conversion : Contact → Client
Quand vous voulez créer un rendez-vous ou session pour un contact :
- Sélectionnez le contact depuis le CRM
- Le système le convertit automatiquement en client
- Maintenant vous pouvez lui assigner des rendez-vous, sessions, factures
Contact → Client (quand vous l'utilisez dans un service)
Vous n'avez rien à faire manuellement. PhotoHeart le gère automatiquement.
Quand Utiliser Clients vs Contacts ?
Utilisez CLIENTS quand :
✅ Vous allez créer un rendez-vous pour quelqu'un ✅ Vous allez créer une session photo ✅ Vous allez générer une facture ou devis ✅ Vous devez gérer des services actifs
Résumé : Si vous allez travailler avec cette personne dans PhotoHeart, elle doit être cliente.
Utilisez CONTACTS quand :
✅ Vous importez une liste d'emails marketing ✅ Vous avez des leads de réseaux sociaux ✅ Vous gardez des données de personnes qui ont demandé mais n'ont pas réservé ✅ Vous maintenez une base de données générale
Résumé : Si vous voulez juste les avoir dans votre base de données sans services actifs, ce sont des contacts.
Exemple Réel Complet
Situation : Vous avez fait une campagne Instagram et 50 personnes vous ont laissé leur email.
Étape 1 : Vous importez les 50 emails comme CONTACTS dans PhotoHeart.
Étape 2 : Sur ces 50, 5 personnes vous écrivent pour réserver un rendez-vous.
Étape 3 : Quand vous créez le rendez-vous pour ces 5 personnes, le système les convertit automatiquement en CLIENTS.
Résultat final :
- 45 CONTACTS (encore sur votre liste, sans services)
- 5 CLIENTS (avec rendez-vous actifs)
Comment Modifier un Client
Étape 1 : Aller au CRM
Chemin : Menu latéral → CRM
Étape 2 : Chercher le client
Utilisez la barre de recherche ou défilez jusqu'à le trouver.
Étape 3 : Ouvrir le client
Cliquez sur la carte du client. Un panneau s'ouvre avec toutes ses informations.
Étape 4 : Modifier les données
Vous verrez un bouton "Modifier" en bas à droite du modal.
Cliquez sur le bouton et modifiez :
- Nom complet
- Téléphone
- Adresse
- Date de naissance
- Tags
- Notes internes
Étape 5 : Sauvegarder les changements
Cliquez "Sauvegarder" et c'est fait. Les changements s'appliquent immédiatement.
Comment Modifier un Contact
Exactement pareil qu'un client.
- Allez à CRM → Contacts
- Ouvrez le contact que vous voulez modifier
- Cliquez le bouton "Modifier" (en bas à droite du modal)
- Modifiez les données
- Sauvegardez
Il n'y a pas de différence dans le processus de modification.
Quelles Données Pouvez-Vous Modifier ?
Données de Base (Toujours modifiables)
- ✅ Nom complet
- ✅ Téléphone
- ✅ Adresse complète
- ✅ Ville
- ✅ Code postal
- ✅ Pays
Données Optionnelles
- ✅ Date de naissance
- ✅ Notes internes (vous seul les voyez)
- ✅ Tags (catégorisation)
Données Système (NON modifiables)
- ❌ Date de création
- ❌ ID du client
- ❌ Historique des sessions
Important : Vous ne pouvez pas supprimer l'historique des sessions depuis la modification du client. Pour cela, vous devez aller à chaque session individuellement.
Cas d'Usage Fréquents
Cas 1 : Le client a changé d'adresse
- Ouvrez le client dans le CRM
- Modifiez le champ "Adresse"
- Mettez à jour ville et code postal
- Sauvegardez
Résultat : La prochaine session utilisera la nouvelle adresse.
Cas 2 : Erreur dans l'email du client
- Ouvrez le client
- Corrigez l'email
- Sauvegardez
Résultat : Les prochains envois automatiques iront au bon email.
Cas 3 : Ajouter des notes internes
Vous voulez vous rappeler les préférences du client :
- Ouvrez le client
- Champ "Notes"
- Écrivez : "Préfère les extérieurs, n'aime pas les fonds sombres"
- Sauvegardez
Résultat : Chaque fois que vous verrez ce client, vous vous rappellerez de ses préférences.
Cas 4 : Organiser avec des tags
Vous avez un client VIP qui ne fait que des mariages :
- Ouvrez le client
- Ajoutez des tags : "VIP" et "Mariages"
- Sauvegardez
Résultat : Vous pourrez filtrer après seulement les clients VIP ou seulement les mariages.
Que se Passe-t-il si Vous Supprimez un Client ?
⚠️ Attention : Si vous supprimez un client du CRM :
- ❌ Vous perdez son historique de sessions
- ❌ Les liens se cassent avec les sessions existantes
- ❌ Ce n'est pas réversible
Meilleure option : Si vous ne travaillez plus avec un client, ajoutez-lui un tag "Inactif" au lieu de le supprimer.
Erreurs Courantes
❌ Erreur 1 : "Je ne trouve pas le bouton de modification"
Solution : Assurez-vous que le modal du client est complètement ouvert. Le bouton "Modifier" apparaît en bas à droite du modal.
❌ Erreur 2 : "Les changements ne se sauvegardent pas"
Vérifier :
- Avez-vous cliqué sur le bouton "Sauvegarder" ?
- Avez-vous une connexion internet ?
- L'email a-t-il un format valide ? (doit avoir @)
❌ Erreur 3 : "Je veux changer l'ID du client"
Pas possible. L'ID est unique et généré par le système. Il ne peut pas être modifié.
Conversion de Contact à Client
Perdez-vous des données en convertissant ?
Non. Quand un contact devient client :
- ✅ Toutes les données sont maintenues
- ✅ Les tags sont conservés
- ✅ Les notes internes sont transférées
Si vous vivez une perte de données, écrivez-nous à support@photoheart.app (c'est un bug que nous devons corriger).
Champs Obligatoires vs Optionnels
Champs Obligatoires (PhotoHeart les requiert)
- ✅ Nom complet
- ✅ Email OU Téléphone (au moins un des deux)
Champs Optionnels (Vous pouvez les laisser vides)
- Adresse
- Ville
- Code postal
- Date de naissance
- Notes
Astuce : Bien qu'optionnels, remplir l'adresse aide pour les livraisons physiques.
Meilleures Pratiques
1. Compléter les données progressivement
Vous n'avez pas besoin de toutes les informations dès le premier jour :
- Jour 1 (Réservation) : Nom, email, téléphone
- Avant session : Adresse pour localisation
- Après session : Date de naissance pour rappels
2. Utiliser des tags cohérents
❌ Mal :
- "important"
- "Important"
- "IMPORTANT"
✅ Bien :
- "VIP" (toujours pareil)
3. Documenter les préférences dans les notes
Chaque fois qu'un client vous dit quelque chose d'important :
- "Préfère les matins"
- "Allergique au pollen"
- "Veut seulement des extérieurs"
Écrivez-le dans les notes pour les futures sessions.
Résumé
Différence clé :
- CLIENTS = Personnes avec rendez-vous, sessions ou factures actifs. Nécessaires pour utiliser les services dans PhotoHeart.
- CONTACTS = Base de données générale (leads, marketing, anciens clients sans sessions).
Modifier les clients et contacts dans PhotoHeart est simple :
- Allez au CRM
- Ouvrez le client ou contact
- Cliquez le bouton "Modifier" (en bas à droite du modal)
- Modifiez les données dont vous avez besoin
- Sauvegardez
Toutes les données sont modifiables à tout moment.
Il n'y a pas de limite au nombre de fois que vous pouvez modifier un client ou contact.
Vous avez des problèmes pour modifier des données ? Écrivez-nous à support@photoheart.app