Wie man Kunden und Kontakte in PhotoHeart Bearbeitet

Eine häufige Frage unserer Nutzer: "Kann ich die Daten meiner Kunden bearbeiten?"

Kurze Antwort: Ja, IMMER.

Wir erklären, wie es funktioniert und den Unterschied zwischen Kunden und Kontakten.

Kunden vs Kontakte? Was ist der Unterschied?

PhotoHeart organisiert Ihr CRM in zwei Arten von Datensätzen:

📸 Kunde

Ein Kunde ist jemand, der:

• Einen gebuchten Termin in Ihrem Kalender hat
• Erstellte Fotosessions hat
• Zugehörige Rechnungen oder Angebote hat
• Notwendig ist für die Verwendung in jedem Bereich von PhotoHeart

Beispiel: Maria hat einen Termin für ihre Hochzeit gebucht. Um den Termin für sie zu erstellen, muss sie ein Kunde sein.

Obligatorische Verwendung: Wenn Sie eine Session, Rechnung oder Termin für jemanden erstellen möchten, müssen sie zuerst Kunde sein.

👤 Kontakt

Ein Kontakt ist jemand, der:

• In Ihrer CRM-Datenbank ist
• Aus Marketingkampagnen stammen kann
• Ein ehemaliger Kunde sein kann, der keine Sessions in PhotoHeart hat
• Ein Lead oder potenzieller Kunde sein kann
• KEINE aktiven Termine, Sessions oder Rechnungen hat

Beispiel: Sie haben eine Liste von 200 E-Mails aus einer Instagram-Kampagne. Sie importieren sie als Kontakte.

Hauptunterschied: Kontakte sind eine breitere Liste von Personen in Ihrer Datenbank, aber sie nutzen keine Dienste aktiv.

Konvertierung: Kontakt → Kunde

Wenn Sie einen Termin oder Session für einen Kontakt erstellen möchten:

1. Wählen Sie den Kontakt aus dem CRM
2. Das System konvertiert ihn automatisch zu Kunde
3. Jetzt können Sie ihm Termine, Sessions, Rechnungen zuweisen

Kontakt → Kunde (wenn Sie ihn in einem Service verwenden)

Sie müssen nichts manuell machen. PhotoHeart verwaltet es automatisch.

Wann Kunden vs Kontakte Verwenden?

Verwenden Sie KUNDEN wenn:

✅ Sie einen Termin für jemanden erstellen werden ✅ Sie eine Fotosession erstellen werden ✅ Sie eine Rechnung oder Angebot generieren werden ✅ Sie aktive Services verwalten müssen

Zusammenfassung: Wenn Sie mit dieser Person in PhotoHeart arbeiten werden, muss sie Kunde sein.

Verwenden Sie KONTAKTE wenn:

✅ Sie eine Liste von Marketing-E-Mails importieren ✅ Sie Leads aus sozialen Medien haben ✅ Sie Daten von Personen speichern, die gefragt aber nicht gebucht haben ✅ Sie eine allgemeine Datenbank pflegen

Zusammenfassung: Wenn Sie sie nur in Ihrer Datenbank ohne aktive Services haben möchten, sind sie Kontakte.

Vollständiges Reales Beispiel

Situation: Sie haben eine Instagram-Kampagne durchgeführt und 50 Personen haben Ihnen ihre E-Mail gegeben.

Schritt 1: Sie importieren die 50 E-Mails als KONTAKTE in PhotoHeart.

Schritt 2: Von diesen 50 schreiben Ihnen 5 Personen, um einen Termin zu buchen.

Schritt 3: Wenn Sie den Termin für diese 5 Personen erstellen, konvertiert das System sie automatisch zu KUNDEN.

Endergebnis:

• 45 KONTAKTE (noch auf Ihrer Liste, ohne Services)
• 5 KUNDEN (mit aktiven Terminen)

Wie man einen Kunden Bearbeitet

Schritt 1: Zum CRM Gehen

Pfad: Seitenmenü → CRM

Schritt 2: Kunden Suchen

Verwenden Sie die Suchleiste oder scrollen Sie, bis Sie ihn finden.

Schritt 3: Kunden Öffnen

Klicken Sie auf die Kundenkarte. Ein Panel öffnet sich mit allen Informationen.

Schritt 4: Daten Bearbeiten

Sie sehen einen "Bearbeiten"-Button unten rechts im Modal.

Klicken Sie den Button und bearbeiten:

• Vollständiger Name
• E-Mail
• Telefon
• Adresse
• Geburtstag
• Tags
• Interne Notizen

Schritt 5: Änderungen Speichern

Klicken Sie "Speichern" und fertig. Änderungen werden sofort angewendet.

Wie man einen Kontakt Bearbeitet

Genau gleich wie einen Kunden.

1. Gehen Sie zu CRM → Kontakte
2. Öffnen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten
3. Klicken Sie den "Bearbeiten"-Button (unten rechts im Modal)
4. Ändern Sie die Daten
5. Speichern

Es gibt keinen Unterschied im Bearbeitungsprozess.

Welche Daten Können Sie Bearbeiten?

Basisdaten (Immer bearbeitbar)

• ✅ Vollständiger Name
• ✅ E-Mail
• ✅ Telefon
• ✅ Vollständige Adresse
• ✅ Stadt
• ✅ Postleitzahl
• ✅ Land

Optionale Daten

• ✅ Geburtstag
• ✅ Interne Notizen (nur Sie sehen sie)
• ✅ Tags (Kategorisierung)

Systemdaten (NICHT bearbeitbar)

• ❌ Erstellungsdatum
• ❌ Kunden-ID
• ❌ Session-Historie

Wichtig: Sie können die Session-Historie nicht aus der Kundenbearbeitung löschen. Dafür müssen Sie zu jeder Session einzeln gehen.

Häufige Anwendungsfälle

Fall 1: Kunde hat Adresse geändert

1. Öffnen Sie den Kunden im CRM
2. Bearbeiten Sie das "Adresse"-Feld
3. Aktualisieren Sie Stadt und Postleitzahl
4. Speichern

Ergebnis: Die nächste Session verwendet die neue Adresse.

Fall 2: Fehler in Kunden-E-Mail

1. Öffnen Sie den Kunden
2. Korrigieren Sie die E-Mail
3. Speichern

Ergebnis: Nächste automatische Sendungen gehen an die korrekte E-Mail.

Fall 3: Interne Notizen Hinzufügen

Sie möchten Kundenpräferenzen merken:

1. Öffnen Sie den Kunden
2. "Notizen"-Feld
3. Schreiben: "Bevorzugt Außenaufnahmen, mag keine dunklen Hintergründe"
4. Speichern

Ergebnis: Jedes Mal wenn Sie diesen Kunden sehen, erinnern Sie sich an seine Präferenzen.

Fall 4: Mit Tags Organisieren

Sie haben einen VIP-Kunden, der nur Hochzeiten macht:

1. Öffnen Sie den Kunden
2. Fügen Sie Tags hinzu: "VIP" und "Hochzeiten"
3. Speichern

Ergebnis: Sie können später nur nach VIP-Kunden oder nur Hochzeiten filtern.

Was Passiert wenn Sie einen Kunden Löschen?

⚠️ Vorsicht: Wenn Sie einen Kunden aus dem CRM löschen:

• ❌ Sie verlieren seine Session-Historie
• ❌ Verknüpfungen brechen mit bestehenden Sessions
• ❌ Es ist nicht umkehrbar

Bessere Option: Wenn Sie nicht mehr mit einem Kunden arbeiten, fügen Sie ein "Inaktiv"-Tag hinzu statt ihn zu löschen.

Häufige Fehler

❌ Fehler 1: "Kann den Bearbeiten-Button nicht finden"

Lösung: Stellen Sie sicher, dass das Kunden-Modal vollständig geöffnet ist. Der "Bearbeiten"-Button erscheint unten rechts im Modal.

❌ Fehler 2: "Änderungen werden nicht gespeichert"

Überprüfen:

• Haben Sie den "Speichern"-Button geklickt?
• Haben Sie Internetverbindung?
• Hat die E-Mail gültiges Format? (muss @ haben)

❌ Fehler 3: "Ich möchte die Kunden-ID ändern"

Nicht möglich. Die ID ist eindeutig und vom System generiert. Sie kann nicht geändert werden.

Kontakt zu Kunde Konvertierung

Verlieren Sie Daten beim Konvertieren?

Nein. Wenn ein Kontakt zu Kunde wird:

• ✅ Alle Daten werden beibehalten
• ✅ Tags werden bewahrt
• ✅ Interne Notizen werden übertragen

Wenn Sie Datenverlust erleben, schreiben Sie uns an support@photoheart.app (es ist ein Bug, den wir beheben müssen).

Pflichtfelder vs Optionale Felder

Pflichtfelder (PhotoHeart benötigt sie)

• ✅ Vollständiger Name
• ✅ E-Mail ODER Telefon (mindestens eines von beiden)

Optionale Felder (Sie können sie leer lassen)

• Adresse
• Stadt
• Postleitzahl
• Geburtstag
• Notizen

Tipp: Obwohl optional, hilft das Ausfüllen der Adresse für physische Lieferungen.

Best Practices

1. Daten Progressiv Vervollständigen

Sie benötigen nicht alle Informationen vom ersten Tag:

• Tag 1 (Buchung): Name, E-Mail, Telefon
• Vor Session: Adresse für Standort
• Nach Session: Geburtstag für Erinnerungen

2. Konsistente Tags Verwenden

❌ Schlecht:

• "wichtig"
• "Wichtig"
• "WICHTIG"

✅ Gut:

• "VIP" (immer gleich)

3. Präferenzen in Notizen Dokumentieren

Jedes Mal wenn ein Kunde Ihnen etwas Wichtiges sagt:

• "Bevorzugt Morgenstunden"
• "Allergisch gegen Pollen"
• "Nur Außenaufnahmen gewünscht"

Schreiben Sie es in Notizen für zukünftige Sessions.

Zusammenfassung

Hauptunterschied:

• KUNDEN = Personen mit aktiven Terminen, Sessions oder Rechnungen. Notwendig für Services in PhotoHeart.
• KONTAKTE = Allgemeine Datenbank (Leads, Marketing, ehemalige Kunden ohne Sessions).

Kunden und Kontakte in PhotoHeart zu bearbeiten ist einfach:

1. Gehen Sie zu CRM
2. Öffnen Sie den Kunden oder Kontakt
3. Klicken Sie den "Bearbeiten"-Button (unten rechts im Modal)
4. Ändern Sie die Daten die Sie benötigen
5. Speichern

Alle Daten sind jederzeit bearbeitbar.

Es gibt keine Begrenzung wie oft Sie einen Kunden oder Kontakt bearbeiten können.

Probleme beim Bearbeiten von Daten? Schreiben Sie uns an support@photoheart.app