Contratos y Reservas más profesionales: Nuevas mejoras legales

Más datos, más seguridad legal

Trabajar como fotógrafo profesional implica gestionar muchos datos de tus clientes: nombres, emails, teléfonos... pero también DNI, direcciones y consentimientos legales.

Hemos actualizado PhotoHeart para que captures toda la información necesaria desde el primer contacto, cumplas con el RGPD de forma automática, y tengas total flexibilidad para adaptar tus contratos a tu forma de trabajar.

📋 Datos completos del cliente en contratos

El problema que teníamos

Cuando un cliente hacía una reserva pública, el formulario pedía DNI y dirección... pero al generar el contrato automático, esos datos se perdían. Tenías que volver a pedirlos manualmente.

La solución

Ahora todos los datos del cliente se capturan y se guardan en el contrato desde el primer momento:

Estos datos aparecen automáticamente en:

• El PDF del contrato firmado
• Las fichas del CRM
• Los presupuestos y facturas vinculados

Nueva variable de plantilla

Ahora puedes usar {{client_dni}} en tus plantillas de contrato. Se reemplazará automáticamente por el DNI del cliente cuando firme.

Ejemplo:

El cliente D./Dña. {{client_name}}, con DNI {{client_dni}}, acepta los términos establecidos en este contrato.

🏢 Configuración legal separada de facturación

Antes teníamos un formulario enorme con 27 campos mezclados. Ahora hemos dividido la configuración en dos secciones limpias:

Pestaña "Datos Legales" (nueva)

Información que aparece en:

• Footer RGPD de formularios públicos de reserva
• Encabezado de contratos
• Snapshot de facturas

Incluye: nombre comercial, forma legal, CIF/NIF, responsable, dirección completa, email, teléfono.

Pestaña "Facturación"

Solo configuraciones técnicas de facturación:

• Series y numeración de facturas/presupuestos/tickets
• Tipos de IVA por defecto
• Límite de factura simplificada
• Datos bancarios
• Configuración VeriFactu

Beneficio: Más claro, más organizado, más fácil de mantener actualizado.

🔒 Cumplimiento RGPD automático en reservas

Esta es de las mejoras que no se ven pero que te protegen legalmente.

Footer informativo automático

Cuando un cliente accede a tu formulario de reservas públicas, ahora ve automáticamente al final del formulario:

Información sobre protección de datos (Art. 13 RGPD)

• Quién es el responsable de sus datos (tu nombre y datos de contacto)
• Para qué se usan sus datos (gestión de la reserva y prestación del servicio)
• Cuál es la legitimación (ejecución del contrato)
• Qué derechos tiene (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación, oposición)
• Dónde puede reclamar (enlace directo a la AEPD)

Todo esto se genera automáticamente a partir de tus datos legales. Sin configuración extra, sin trabajo manual.

Evidencias de aceptación guardadas

Cada vez que un cliente acepta los términos en una reserva, guardamos:

• Fecha y hora exacta de aceptación
• Dirección IP del cliente
• Navegador usado (User-Agent)

Esto te protege legalmente: tienes evidencias de que el cliente aceptó los términos en un momento concreto.

Puedes ver estas evidencias en el modal de detalle de cada cita, sección "Evidencia de Aceptación".

📧 Gestión legal de marketing

El RGPD es muy claro: no puedes enviar comunicaciones comerciales sin consentimiento explícito.

Checkbox de marketing en contratos

Ahora, cuando un cliente firma un contrato, puede marcar opcionalmente:

Características:

• Checkbox desmarcado por defecto (como exige la ley)
• Es opcional: no bloquea la firma del contrato
• Se guarda en la ficha del cliente en el CRM
• Última voluntad: Si un cliente firma varios contratos, siempre prevalece su última respuesta

¿Para qué sirve?

Ahora sabes exactamente a quién puedes enviar newsletters y promociones. Si el campo está en:

• TRUE → Cliente acepta comunicaciones comerciales
• FALSE → Cliente rechaza comunicaciones comerciales
• NULL → Nunca se le ha preguntado

Cumplimiento legal garantizado.

✅ Checkboxes personalizados en contratos

Esta es una de las funcionalidades más pedidas por los beta testers.

Editor con drag & drop

Dentro del editor de contratos, ahora tienes una sección "Checkboxes Personalizados" donde puedes:

• Añadir tus propias casillas con el texto que quieras
• Reordenarlas arrastrando y soltando
• Eliminar las que no necesites

Ejemplos de uso:

• "Acepto la cesión de derechos de imagen para uso en portfolio"
• "He leído y acepto las condiciones de pago"
• "Autorizo la publicación de mis fotos en redes sociales"
• "He recibido información sobre el proceso de selección de fotos"

Cómo funcionan

1. Configuras los checkboxes en tu plantilla de contrato
2. Cuando un cliente va a firmar, ve todos los checkboxes
3. El cliente marca/desmarca según su preferencia
4. Al firmar, todas las respuestas se guardan (marcadas y no marcadas)
5. En el PDF del contrato aparecen con ☑ (marcado) o ☐ (no marcado)

Importante: Todos los checkboxes son opcionales. No bloquean la firma del contrato. Si necesitas que algo sea obligatorio, inclúyelo en el texto del contrato.

🔔 Notificaciones cuando firman un contrato

Antes solo veías una notificación in-app cuando un cliente firmaba un contrato.

Ahora configurable

En Configuración → Preferencias → Notificaciones puedes elegir:

• ☑ Notificación in-app (por defecto activa)
• ☑ Email de aviso al fotógrafo (configurable)

Si activas el email, recibirás un mensaje cada vez que un cliente firme un contrato. Así no te pierdes ninguna firma importante, incluso si estás fuera de la oficina.

🎯 ¿Por qué importa todo esto?

Estos cambios pueden parecer pequeños, pero marcan la diferencia entre un negocio amateur y uno profesional:

📚 Más información

Toda esta funcionalidad está documentada en detalle dentro de la app:

• Documentación → Contratos
• Documentación → Calendario Público

Si tienes dudas sobre cómo configurar tus checkboxes personalizados o entender el footer RGPD, consulta las guías.

El equipo de PhotoHeart Construyendo herramientas profesionales para fotógrafos profesionales